档案管理政策

负责人: 合规/风险管理

在威尼斯游戏大厅的学术和行政操作过程中创建的记录有助于支持当前的行政需求, 符合法律要求, 为历史研究提供了丰富的资料来源. 因为学校没有一个集中的档案管理办公室, 各单位(办公室或部门)负责保留, disposal, 以及传输它生成的记录.

本文件的目的是:

• 建立威尼斯游戏大厅档案管理制度;
• define key concepts specific to the policy; and
• 描述通过记录管理程序实施此政策的框架.

本政策适用于威尼斯游戏大厅在其教育和其他活动过程中创建的所有记录. 威尼斯游戏大厅员工(教职员工)在正常业务过程中创造的记录是威尼斯游戏大厅的财产. For faculty, 这些包括在学生指导过程中创建或接收的记录, grading, 委员会工作, 或项目或部门管理. 教员在教学过程中创造或接收的记录, research, 或专业活动不是大学记录，因此不包括在本政策之外.

威尼斯游戏大厅致力于满足其行政要求, fiscal, 通过系统地管理大学在学术和行政运作过程中产生的记录，以履行法律义务. 记录的管理包括创建和组织这些记录的适当实践, 确定具有永久或持久价值的记录的有效保存, 一旦业务需要和法律要求得到满足，应适当销毁那些被确定没有永久或持久价值的记录.

本政策和相关材料是作为档案管理程序的一部分而制定的, 包括程序指引, 将提供给威尼斯游戏大厅社区的成员，以供他们持续参考.

记录通常被定义为创建的信息, received, 由某一组织或个人作为证据或资料保存的, 履行法律义务或在商业交易中. 在大学环境中, 记录包括大学员工在代表大学执行官方职能过程中创建或接收的记录信息. 记录是按内容而不是按格式定义的，因此包括纸质记录, analog, electronic, 或者可以从中检索信息的任何其他格式. 记录包括, 但不限于, 大学官方刊物(包括网页), fiscal data, 通信(包括电子邮件), 会议记录, reports, 学习成绩, 以及员工档案.

活动记录是那些经常被引用或需要支持一个单位当前业务活动的记录.

非活动记录是至少一年不需要的记录或活动期已过的记录. 非活动记录应安全保存至指定保存期结束. 除非这些记录被定义为永久记录，否则应在指定的保存期限过后销毁.

永久记录(或档案记录)是具有持久历史意义的记录, 行政, 或对大学的研究价值，并由大学无限期保留.

保留计划是描述记录类型的文件, 提供它们应该保存的时间长度, 还包括处置指示. 威斯康星州和联邦法律, 专业最佳实践, 业务需要可能决定某些记录必须保存的期限.

每个单位负责管理其记录从创建到处置. 经上级批准, 单位可以与商业供应商签订记录存储合同, imaging, and destruction services; however, 他们仍然对妥善管理他们的记录负有最终责任. 每个单位应指定至少一名记录协调员, 适当的, 负责:了解本单位创建的记录, 这些记录保存在哪里, and on what storage medium; ensuring that all employees in the unit are aware of the records management policy and follow it; consulting the University Counsel on matters related to retention and disposition of records and, if necessary, assisting in the development of an internal records retention schedule for the records of the unit; establishing the level of confidentiality and security appropriate to specific types of records and helping the unit maintain and monitor confidentiality and security, 协助保存、调取被诉单位的记录.

威尼斯游戏大厅的所有员工都有责任管理和维护他们根据本政策和大学制定的记录管理程序创建的记录.

创造记录

所有大学单位必须创建准确记录其核心职能和活动的记录.

记录保留和存储期限

大学法律顾问将与大学单位合作，根据联邦和州法律法规制定记录保留时间表, 专业最佳实践, 以及运营需求. A General Records Retention Schedule will provide guidance for records commonly created across the University; this will be supplemented by approved unit-specific schedules as necessary.

所有单位必须把他们的记录存放在保险箱里, stable, 和安全的方式，支持他们的及时, 准确和经济有效的检索，并对其可访问性应用适当的控制.

记录处理

所有单位必须按照适当的记录保存时间表销毁预定销毁的大学记录. 这通常需要通过粉碎或删除来销毁机密文件. 所有单位必须按照保存时间表保存销毁的记录文件.

诉讼将

可能出现需要立即暂停文件处理程序和活动的情况，并要求保存超出大学记录保存时间表规定的时间的记录. 应立即通知财务副总裁所有法律程序的服务或任何新的, 威胁或潜在的诉讼事项或政府调查, 审计或诉讼，以便进行诉讼hold分析. 如果发生诉讼，请暂停, 大学将采取措施识别可能包含与案件相关文件的所有纸质和数字维护文件, 包括电子邮件, 并将通知大学社区成员无限期地保存这些文件. 诉讼持有的指令取代了所有其他大学或单位特定的保留和处置指导.